2 березня 2017 р. в головному корпусі Київського національного економічного університету ім. В. Гетьмана відбувся семінар «Проектний офіс у структурі сучасного навчального закладу», організований Центральноєвропейської Академією Навчань та Сертифікації (CEASC), у співпраці з Університетом Суспільних наук (UNS) (м. Лодзь, Польща), який у тому числі відвідала с.н.с. Інституту Анастасія Токунова.
Захід тривав трохи більше трьох годин та зібрав біля 100 учасників. Організатори семінару фокусувалися на питаннях функціонування проектного офісу в рамках навчальних закладів, проте питома вага інформації, наданої під час заходу, була універсальною та такою, що може бути застосована до практики не лише ВНЗ, але й науково-дослідних інституцій.
У стислій примітці неможливо викласти все, що було розглянуто на тригодинному заході, тому з основними положеннями семінару можна ознайомитися у презентації, яку було надано спікером (https://drive.google.com/file/d/0BwB8Mz_8mcmWRllZSHJObnRVTDg/view?usp=sharing) (публікується з його дозволу). Крім того нижче викладено ключові факти та корисні поради (як щодо функціонування Проектного офісу, так і щодо написання проектів), які було надано понад формальне викладення матеріалу.
Виступ Миколи Смолінського – президента Фундації CEASC, консультанта з написання проектів до Європейських структурних фондів
Корисні поради щодо створення та функціонування проектного офісу:
1. Проектний офіс повинен мати план стратегічного розвитку, створений у рамках стратегії розвитку інституції в цілому.
2. На кожен проект має бути оформлений окремий банківський рахунок, право розпорядження яким є лише в керівника проекту.
3. При функціонуванні проектного офісу рекомендується консультаційна форма його діяльності. Так, не є вірною схема, коли співробітники проектного офісу пишуть проект, а науковці його реалізують. Працівники проектного офісу мають знайти відповідний проект та консультувати щодо оформлення проекту, проте писати заявку та, надалі, проект, мають лише виконавці.
4. Однією з ключових функцій проектного офісу має стати оптимізація взаємовідносин між групами впливу, які часто заважають проектній діяльності інституції. Практичне втілення ця функція має отримати у положенні про проектний офіс. Також доцільним є вироблення правил щодо реалізації проектів, відступлення від яких має бути суворо забороненим.
5. Корисним, за можливості, є впровадження системи контролю за якістю виконання проектів. Спікером було наведено приклад одного з університетів Дніпра (колишн. Дніпропетровська), де застосування сертифікації (в їх випадку – ISO 9001) докорінно змінило відношення іноземних партнерів та, відповідно, значно збільшило обсяги фінансування.
6. За можливості необхідно розподіляти проекти або частини одного проекту між виконавцями, із встановленням відповідальності кожного за свою частину.
7. Дуже важливо жорстко дотримуватися цільового призначення використання коштів. Щодо цього доповідачем було наведено приклад виграшу гранту для обладнання аудиторії для навчання спеціалістів з інформаційних систем. За цих умов займатися в цій аудиторії мають лише «інформатики»; використання її для інших спеціальностей є неприпустимим. Більше того, це має робитися не лише під час реалізації проекту, а й, за думкою спікера, хоча б 3-5 років після його завершення. Це надзвичайно важливо для формування позитивного іміджу грантоотримувача.
Також спікер нагадав, що аудит використання наданих коштів може бути як офіційним (у певні строки та після виконання проекту), так і неофіційним (будь-коли та без попередження), тому високу планку та відповідність заявленим вимогам необхідно тримати постійно.
8. Під час викладення описової частини звітів необхідно формулювати висновки виходячи з опису задач, викладених у проектній заявці (наприклад, якщо є задача «визначити тенденційність об’єднання територіальних громад», тоді у висновках має бути «визначено тенденційність об’єднання територіальних громад, яка полягає в…»).
Семінар зібрав біля 100 учасників
Також під час виступу було викладено низку порад для викладачів та дослідників, які займаються написанням проектів:
1. Коли ви пишете проект, не треба писати багато. Краще це буде не 100 сторінок, а 10, але таких, де кожен абзац має вагу.
2. Не стійте на місці і намагайтеся щось писати. Недосконала проектна заявка краща, ніж жодної, а з кожним разом ваші запити ставатимуть все кращими.
3. Не вважайте, що щось створено не для вас. Зараз для отримання диплому доцента або старшого дослідника необхідним є отримання мовного сертифікату не нижче певного рівня або проходження стажування за кордоном (докладніше див. http://www.iepd.kiev.ua/?p=3341). Багато викладачів та педагогів вважають, що зарубіжне стажування вимагає якихось надзвичайних якостей та кваліфікацій та є чимось заскладним. Спікер розповів, що, видається, зарубіжні ВНЗ та наукові заклади також мають зобов’язання щодо стажувань, в тому числі щодо проведення останніх. Більше того, цілком нормальною є ситуація, коли навантаження стажера знаходиться в рамках 70-180 годин на рік, при цьому заробітна плата складає нормальну ставку, наприклад, викладача тієї або іншої інституції. Рівень підготовки спеціалістів в Україні є достатньо високим, тому за умови володіння мовою стажування за такими умовами є цілком реальним.
4. Особливу роль у виграші фінансування може зіграти звернення до стратегій державного розвитку під час написання заявки. Так, доцільно показати, яким чином окреслені у заявці завдання зможуть допомогти у досягненні стратегічних цілей розвитку країни.
5. Додаткові бали під час розгляду проектної заявки можна отримати, якщо він дає можливість відповісти «так» на наступні запитання:
– чи містить цей проект елементи міжнародної співпраці;
– чи є він інноваційним;
– чи поширюється дія проекту поза межами країни та чи можуть отримані пропозиції стати в нагоді міжнародному співтовариству;
– чи всі відомості, які містяться у проекті, стосуються лише теми, що розглядається (відсутність зайвого);
– чи вказано в описі цільові групи проекту;
– (бажано) – чи є опис ризиків;
– (стосовно специфіки європейських проектів) – чи присутній елемент розгляду питань під кутом гендерної рівності;
– чи можна викласти результати через показники електронних генераторів (наприклад, h–індекс науковців-виконавців) тощо.
Таким чином, семінар складався з формальної та неформально частин, і переоцінити значення жодної було достатньо важко. Про цікавість до теми свідчить і значна кількість учасників, які після семінару підійшли до спікера з додатковими питаннями. Достатньо добре, що подібні заходи починають проводитися і знаходять (судячи із кількості учасників) значну зацікавленість. Цілком імовірно, що саме шлях проектної діяльності і є тією альтернативою, що зможе допомогти українській науці та освіті повернути колишній авторитет та посісти гідне місце у світі.